Ngân hàng đóng vai trò trung gian trong xử lý thanh toán quốc tế, kiểm tra chứng từ, đảm bảo giao dịch minh bạch và xác minh chứng từ để mua ngoại tệ chuyển ra nước ngoài cho lô hàng nhập khẩu. Vngrow sẽ hướng dẫn bạn hoàn thiện hồ sơ thanh toán hàng nhập khẩu cho ngân hàng sau khi hoàn thành thủ tục hải quan.
Bộ chứng từ thanh toán cần cung cấp cho ngân hàng
Sales contract (Hợp đồng thương mại) / Proforma invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
Hợp đồng thương mại là chứng từ thể hiện các điều khoản đã được thống nhất của người bán và người mua. Nội dung hợp đồng thương mại gồm:
- Incoterm: để xác định trị giá hải quan, các công việc cần thực hiện
- Delivery time – Thời gian giao hàng: Bao nhiêu ngày kể từ ngày đặt cọc hoặc bao nhiêu ngày kể từ ngày kí hợp đồng.
Cần một mốc thời gian khi thể hiện thời gian giao hàng trên chứng từ - POL – Port of loading – Cảng xuất khẩu: là cảng làm thủ tục xuất khẩu.
VD hàng hóa làm thủ tục xuất khẩu từ cảng Vũ Hán, hãng tàu sẽ dùng xà lan mang hàng đến cảng Thượng Hải thì cảng xuất khẩu vẫn là cảng Vũ Hán. - POD – Port of destination – Port of delivery – Cảng nhập khẩu: là cảng làm thủ tục nhập khẩu.
VD: Hàng nhập về cảng Cái Mép, hãng tàu sử dụng xà lan chở hàng từ cảng Cái Mép về cảng Cát Lái và doanh nghiệp làm thủ tục hải quan tại cảng Cát Lái thì cảng nhập khẩu trên chứng từ là cảng Cát Lái. - Payment term – Phương thức thanh toán: Thể hiện phương thức thanh toán TT hay LC, thanh toán từng phần theo % hay theo số tiền
VD: Payment by TT: 100% in advance – Thanh toán trước 100%
Payment by TT: 30% in advance, 70% after receving the goods - Description of goods – Mô tả hàng hóa: Mô tả thông tin hàng hóa, quy cách đóng gói, thông số kĩ thuật, model khớp với hàng hóa thực tế
- Unit – Đơn vị tính: Bạn nên kiểm tra đơn vị tính của hàng hóa theo biểu thuế xuất nhập khẩu và trao đổi với người xuất khẩu, thống nhất đơn vị và cách tính đơn giá để không phải quy đổi đơn vị, tránh phát sinh sai sót.
- Unit price – Đơn giá: Thể hiện đơn giá sản phẩm theo đơn vị tính phù hợp với mô tả sản phẩm và đơn vị tính.
VD: Bạn nhập khẩu 1000 thùng ly nhựa PP 700ml quy cách đóng gói là 1000 ly/thùng, đơn vị tính là thùng, đơn giá đang tính theo thùng.
Tuy nhiên theo biểu thuế xuất nhập khẩu, hàng hóa ly nhựa có đơn vị tính là cái. Bạn nên quy đổi đơn vị tính và số lượng ra “cái” để phù hợp với biểu thuế - Exporter / Seller / Shipper – Người xuất khẩu: Tên công ty người xuất khẩu và địa chỉ
- Importer / Buyer / Consignee – Người nhập khẩu: Tên công ty người nhập khẩu và địa chỉ
- Sales contract no. / Proforma invoice No – Số hợp đồng thương mại / Hóa đơn chiếu lệ: Hạn chế sử dụng dấu “/” vì khi khai báo trên phần mềm Ecus thường bị lỗi có thể dẫn đến sai sót.
- Date of sales contract/ Date of invoice – Ngày hợp đồng / Hóa đơn chiếu lệ: Hạn chế sử dụng định dạng ngày 05/06/2024 có thể gây nhầm nhẫm vì không phân biệt được ngày tháng.
Bạn nên sử dụng định dạng ngày: 05 Jun 2024
- Total amount / Tổng tiền: Tổng giá trị lô hàng kèm đơn vị tiền tệ (USD, AUD, EUR)
Sales contract
Sales contract
Commercial invoice (Hóa đơn thương mại)
Hóa đơn thương mại sẽ tóm tắt toàn bộ thông tin của hợp đồng ngắn gọn và thẻ hiện số lượng, đơn giá các điều khoản cuối cùng bán hàng thực tế, là căn cứ để xác định trị số tiền giao dịch.
Ngày phát hành hóa đơn thương mại có thể bằng hoặc sau ngày kí hợp đồng nhưng thông thường sẽ là ngày đóng hàng chính thức và trước hoặc bằng ngày phụ lục hợp đồng.
Số hóa đơn thương mại thường sẽ trùng với số hợp đồng hoặc hóa đơn chiếu lệ. Nếu khác số, bạn cần chuẩn bị kĩ hợp đồng thương mại hoặc hóa đơn chiếu để tránh phát sinh sai sót trong quá trình khai báo hải quan.
VD: Bạn kí hợp đồng nhập khẩu 5000 nồi cơm điện từ Trung Quốc. Đến khi đóng hàng vào container, số lượng thực tế có thể thay đổi:
- Hàng đóng full container chỉ được 4980 cái, còn lại 20 sản phẩm không chất vào container được.
=> Hóa đơn thương mại chỉ thể hiện số lượng 4980 cái - Hàng đóng vào container vẫn còn dư chỗ, người xuất khẩu và nhập khẩu thương lượng với nhau đóng thêm hàng để tiết kiệm chi phí.
=> Hóa đơn thương mại ghi thêm hàng hóa mới, số lượng và đơn giá - Các thay đổi thực tế với hợp đồng kí kết ban đầu
=> Tất cả các thay đổi này bạn sẽ cần bổ sung Annex contract cho ngân hàng. (tùy trường hợp cần đính kèm Annex contract để khai báo hải quan nhưng phần nhiều là không cần)
Commercial invoice – Hóa đơn thương mại
Annex contract – Phụ lục hợp đồng
Phụ lục hợp đồng sẽ được bổ sung khi có các thay đổi so với hợp đồng ban đầu. Bạn không cần phải ghi lại các điều khoản cũ mà chỉ cần ghi lại các thay đổi.
Lưu ý:
Ngày phụ lục nên sau ngày hợp đồng và trước hoặc bằng ngày hóa đơn thương mại.
Vngrow sẽ hướng dẫn nội dung phụ lục chi tiết bên dưới theo từng trường hợp.
Annex contract – Phụ lục hợp đồng thay đổi Incoterm FOB thành CFR
Tờ khai nhập khẩu
Bạn không cần phải cung cấp tờ khai thông quan cho ngân hàng mà chỉ cần tờ khai phân luồng.
Ngân hàng sẽ tự kiểm tra tờ khai để khớp với điều kiện thanh toán của lô hàng. Thời điểm lấy hàng ra khỏi cảng cũng có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán.
Vngrow đề xuất bạn nên tập hợp chứng từ hoàn thiện để gửi ngân hàng và xem đó là một nơi lưu trữ giúp bạn.
Tờ khai hải quan nhập khẩu
Bill of lading
Bạn sẽ cần cung cấp bill nếu thanh toán sau 45 ngày kể từ ngày thông quan hoặc trường hợp tự đặt vận chuyển từ đại lý nước ngoài và bổ sung debit note của đại lý.
Bill of lading
Màn hình báo cáo cáo ngoại hối
Các khoản thanh toán sau 45 ngày kể từ ngày lấy hàng được xem như khoản nợ nước ngoài. Bạn sẽ phải làm khai báo cho khoản vay ngắn hạn này và cung cấp màn hình báo cáo cho ngân hàng mỗi khi thanh toán.
Báo cáo sẽ được thực hiện trước ngày 05 mỗi tháng cho kì trước đó. Bạn sẽ thực hiện tại Vụ quản lý ngoại hối ngân hàng Nhà nước:
https://qlnh-sbv.cic.org.vn/qlnh/
Tham khảo Điều 4 Thông tư 12/2022/TT-NHNN
Vngrow sẽ hướng dẫn bạn hoàn thiện chứng từ theo từng trường hợp cụ thể, bạn có thể căn cứ vào lô hàng của mình để thực hiện.
Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ thanh toán nhập khẩu
| Trường hợp | Sales contract / Proforma invoice |
Commercial invoice | Tờ khai hải quan |
Annex contract |
Bill of lading / Airway bill |
Báo cáo ngoại hối |
| Hàng hóa thực tế không thay đổi so với hợp đồng ban đầu | x | x | x | |||
| Hàng hóa có thay đổi so với hợp đồng ban đầu | x | x | x | x | ||
| Thanh toán sau 45 ngày kể từ ngày nhận hàng | x | x | x | x | x | |
| Thanh toán sau 90 ngày kể từ ngày nhận hàng | x | x | x | x | x | x |
Hàng hóa thực tế không thay đổi so với hợp đồng ban đầu
Bạn chỉ cần cung cấp các chứng từ cơ bản như bảng trên.
Hàng hóa thực tế có thay đổi so với hợp đồng ban đầu
Thay đổi số lượng và thanh toán trước ngày giao hàng
VD 1: Lô hàng 8000 USD đã đặt cọc 3000 USD, phát sinh thêm 1000 USD tiền hàng khi đóng hàng thêm hàng và thanh toán trước khi tờ khai qua khu vực hải quan giám sát (thông quan và lấy hàng ra khỏi cảng)
- Sales contract và commercial invoice giữ nguyên không cần thay đổi.
=> Bổ sung Annex contract ghi lại số lượng thực tế theo commercial invoice, ngày annex contract trước hoặc bằng ngày Commercial invoice và sau ngày sales contract. Payment term by TT in advance.
Thay đổi số lượng và thanh toán sau ngày giao hàng
VD 1: Lô hàng 10000 USD đã đặt cọc 3000 USD, phát sinh thêm 2000 USD tiền hàng khi đóng hàng thêm hàng và thanh toán trước khi tờ khai qua khu vực hải quan giám sát (thông quan và lấy hàng ra khỏi cảng)
- Sales contract và commercial invoice giữ nguyên không cần thay đổi.
=> Bổ sung Annex contract ghi lại số lượng thực tế theo commercial invoice, ngày annex contract trước hoặc bằng ngày Commercial invoice và sau ngày sales contract.
Payment term by TT in advance (số tiền deposit), (số tiền thanh toán sau khi nhận hàng) ……… after receiving the goods.
Payment term by TT 3000 USD in advance, 9000 USD after receiving the goods.
or Payment term by TT 3000 USD in advance, the balance after receiving the goods.
or Deposit 3000 USD by TT in advance, the balance after receiving the goods.
Thanh toán sau 45 ngày kể từ ngày lấy hàng/ 90 ngày kể từ ngày phát hành bill vận tải
Ngày lấy hàng được xác định là ngày hàng ra khỏi cảng. Nếu thanh toán sau 45 ngày, bạn sẽ cần cung cấp chứng từ vận tải.
Thanh toán sau 90 ngày kể từ ngày lấy hàng
Bạn cần bổ sung file màn hình báo cáo khoản vay (2 màn hình phía trên Vngrow có đề cập), in file, kí tên đóng dấu gửi ngân hàng.
Thay đổi thời gian giao hàng
Việc thay đổi thời gian giao hàng cũng sẽ phải bổ sung Annex contract (Phụ lục hợp đồng). Mốc thời gian giao hàng được xác định là ngày on board trên vận đơn.
Ví dụ: bạn kí hợp đồng ngày 10/2/2025, thời gian giao hàng là 15 ngày kể từ ngày kí hợp đồng. Nếu người bán giao giao hàng ra cảng ngày 24/02/2025 nhưng vì lí do gì đó tàu bị delay đến ngày 27/02/2025 (quá 15 ngày) bạn sẽ phải làm phụ lục hợp đồng.
=> Bổ sung phụ Annex contract ghi lại thời gian giao hàng:
Delivery time: after 30 days from the date of sales contract (sau 30 ngày kể từ ngày kí hợp đồng) hoặc Within Feb 2025 (Giao hàng trong tháng 2, ngày on board trên bill trong tháng 2 sẽ được chấp nhận)
Các lô hàng thanh toán L/C hoặc phương thức thanh toán khác cần căn cứ điều khoản yêu cầu trên hợp đồng để điều chỉnh chứng từ.
Vngrow có dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hoàn thiện chứng từ thanh toán có quy trình rõ ràng, check list cho các lô hàng của bạn.
Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ khai báo hải quan Vngrow để có một dịch vụ trọn gói hỗ trợ hoàn thiện chứng từ.
Đồng bộ hóa chứng từ đầu vào và đầu ra sẽ giúp doanh nghiệp bạn hạn chế sai sót, giảm thiểu rủi ro, giảm áp lực về vấn đề pháp lý hoạt động xuất nhập khẩu.
══════════════════════
Xem thêm tại:
Website: https://vngrow.com.vn/
FB: Dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu – Vngrow
Email: contact@vngrow.com.vn
Hotline: 0901 40 40 20