Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Vngrow minh họa quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng sơ đồ và bảng phân công công việc rõ ràng giữa các bên như công ty nhập khẩu, forwarder và các đơn vị liên quan. Qua đó, giúp bạn dễ dàng nắm bắt từng bước, từ lúc đặt hàng đến khi thông quan và nhận hàng tại kho.

Một lô hàng nhập khẩu sẽ trải qua 4 giai đoạn với từng công việc cụ thể

I. Chuẩn bị nhập khẩu

Kiểm tra thủ tục nhập khẩu

Bước đầu tiên cũng là quan trọng nhất của việc nhập khẩu là kiểm tra thủ tục nhập khẩu và chi phí dự kiến.

Người nhập khẩu phải đảm bảo hàng hóa nhập về không thuộc danh mục cấm nhập khẩu về Việt Nam để tránh vi phạm pháp luật.

Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu – Vngrow

Tiếp đến là hàng hóa nhập khẩu có yêu cầu điều kiện kiểm tra chuyên ngành không.

• Hàng hóa liên quan đến thực vật – Cần kiểm dịch thực vật
  VD: cây cảnh, hạt giống, rau củ, một số sản phẩm từ thực vật
• Hàng hóa liên quan đến động vật – Cần kiểm dịch động vật
  VD: các loại sản phẩm từ động vậy như sữa, phô mai, xúc xích
• Hàng hóa liên quan đến vật nuôi, thú cưng – Có thể yêu cầu chứng nhận của cục thú y
  VD: Thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y,….
• Hàng hóa liên quan đến thực phẩm, tiếp xúc đến thực phẩm – Cần kiểm tra an toàn thực phẩm
  VD: bánh kẹo, mứt, bột chiên giòn, bao bì đựng, tiếp xúc thực phẩm.

Có rất nhiều thủ tục nên Vngrow không thể liệt kế hết, bạn chỉ cần hiểu bản chất những mặt hàng liên quan đến sức khỏe, an toàn của con người đều có thẻ phải làm 1 một kiểm tra chuyên ngành nào đó.

Có những hàng hóa phải làm đồng thời nhiều kiểm tra chuyên ngành.

Trong quá trình kiểm tra thủ tục nhập khẩu, người mua nên trao đổi với người bán xem họ có thể cung cấp các chứng từ này không.

Nhiều trường hợp người bán không thể cung cấp chứng từ nhập khẩu theo yêu cầu đẫn đến rủi ro người mua không thể làm thủ tục nhập khẩu phát sinh phí lưu cont, mất tiền hàng vì đã đặt cọc hoặc không được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi phổ biến nhất là với CO Form E.

Rất nhiều người bán Trung Quốc không thể cung cấp chứng từ này làm thiệt hại cho người mua.

CO FORM E là gì? Các tiêu chí xuất xứ CO Form E

Đàm phán điều kiện Incoterm

Cùng lúc với việc kiểm tra thủ tục nhập khẩu, người nhập khẩu sẽ đàm phán điều kiện Incoterm với người xuất khẩu.

Đây cũng là một bước cực kỳ quan trọng vì Incoterm liên quan đến việc phân chia rủi ro và phương thức thanh toán phù hợp.

Chọn lịch tàu và booking

Người nhập khẩu sẽ tự booking vận chuyển Quốc tế khi mua hàng theo Incoterm nhóm E (Exwork), F (FCA, FAS, FOB)

Người nhập khẩu sẽ liên hệ forwarder/hãng tàu để kiểm tra lịch tàu phù hợp với lịch sản xuất của người xuất khẩu.

Trước khi xong hàng 3-5 ngày, người nhập khẩu sẽ kiểm tra với forwarder/hãng tàu về lịch tàu, chi phí và chỗ xem có thay đổi gì không.

Trong các tháng cao điểm, người nhập khẩu nên theo sát lịch sản xuất của người xuất khẩu để đặt chỗ trước và sắp xếp hàng hóa cho kịp lịch tàu vì nếu đợi xong hàng mới book tàu thì khả năng cao sẽ không có chỗ, phải đợi lâu và phí vận chuyển cao.

Kiểm tra chứng từ trước khi cho hàng lên tàu

Trước khi đóng hàng, người nhập khẩu nên yêu cầu người xuất khẩu làm một bộ chứng từ nháp để kiểm tra trước.

Nếu chứng từ cần điều chỉnh sẽ thực hiện sớm. Khi đóng hàng, chỉ thay đổi về số lượng hàng hoặc đơn giá theo thực tế. Việc này giúp giảm khả năng sai sót.

Đặc biệt là với mua hàng Trung Quốc, bạn nên yêu cầu người bán làm bộ chứng từ nháp hoặc trao đổi về cách làm chứng từ của họ ngay từ khi đàm phán để kiểm tra tính hợp lệ của CO Form E trước khi đặt cọc.

Vngrow đã gặp trường hợp người bán ở Trung Quốc xác nhận làm được CO Form E nhưng không chịu làm bộ chứng từ mẫu để kiểm tra.
Sau khi đặt cọc mua hàng và đến khi giao hàng thì họ làm CO ủy quyền, Vngrow không được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi.

II. Vận chuyển Quốc tế

Giai đoạn này, bạn sẽ theo dõi hàng hóa đã lên tàu/máy bay chưa? Hàng khởi hành chính xác ngày nào và dự kiến đến Việt Nam ngày nào?

Trong thời gian này, người nhập khẩu sẽ chuẩn bị chừng từ khai báo hải quan.

Người nhập khẩu sẽ tập hợp chứng từ cuối cùng của lô hàng sau khi tàu chạy. Lên tờ khai hải quan nháp, soạn thảo, khai báo trước các thủ tục kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

III. Làm thủ tục nhập khẩu

Công việc	Người nhập khẩu	Forwarder
1. Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan	✓	✓
2. Đóng thuế và local charges	✓
3. Nhận lệnh giao hàng	✓
4. Đặt lịch nhận hàng	✓	✓

Trước khi hàng cập cảng 1-2 ngày, người nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến. Người nhập khẩu kiểm tra ngày tàu cập chính xác và tiến hành khai hải quan.

Chứng từ khai báo hải quan nhập khẩu bao gồm:

• Commercial invoice – Hóa đơn thương mại
• Bill of lading – Vận đơn
• Certificate of original – C/O – Chứng nhận xuất xứ (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu (tùy mặt hàng)
• Giấy kiểm tra chất lượng, kiểm dịch (nếu thuộc diện quản lý chuyên ngành)

Sau khi truyền tờ khai sẽ có phân luồng tờ khai:

• Luồng xanh: Thông quan ngay, không kiểm tra chứng từ hoặc hàng hóa, chỉ cần đóng thuế là tờ khai tự thông quan.
• Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ (invoice, C/O, giấy kiểm tra chất lượng…)
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Đóng thuế và local charges

Dù tờ khai phân luồng gì người nhập khẩu cũng phải đóng thuế và local charges cho hãng tàu/forwarder.

Nhận lệnh giao hàng – EDO

Người xuất khẩu nhận đủ tiền hàng sẽ báo cho hãng tàu hoặc forwarder của họ thả hàng (telex release).

Hãng tàu/forwarder sẽ phát hành “Lệnh giao hàng điện tử – EDO – Electronic Delivery Order” cho người nhập khẩu.

Lưu ý, người nhập khẩu phải thanh toán toàn bộ local charges, phí lưu cont (nếu có) cho hãng tàu/forwarder thì mới nhận được EDO.

---

4. Đặt xe lấy hàng về kho

Sau khi lô hàng được thông quan và có EDO, người nhập khẩu có thể đặt vận chuyển mang hàng về kho.

Lưu ý: hàng container đặt xe trước 3h chiều ngày hôm trước. Hàng lẻ tại cảng và sân bay đặt xe buổi sáng.

Với người lần đầu nhập khẩu nên kiểm tra công ty đã có tài khoản khai báo trên hệ thống cảng chưa để tránh bị chậm trễ.

IV. Sau thông quan

Công việc	Công ty nhập khẩu	Công ty Forwarder
1. Lưu trữ hồ sơ theo quy định	✓
2. Hoàn thiện hồ sơ thanh toán cho ngân hàng	✓

Lưu trữ hồ sơ

Người nhập khẩu cần lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật như CO bản triplicate và các chứng từ liên quan đến lô hàng.

Các chứng từ này được lưu trữ phục vụ cho việc kiểm tra sau thông quan.

Hoàn thiện hồ sơ thanh toán hàng nhập khẩu

Người nhập khẩu cần hoàn thiện hồ sơ thanh toán cho ngân hàng. 
Vì khi nhập hàng, bạn phải chuyển tiền USD ra nước ngoài cho người bán.

Ngân hàng sẽ yêu cầu bạn bổ sung chứng từ chứng minh cho việc mua ngoại tệ.
Nếu không bổ sung được, tài khoản ngân hàng của bạn sẽ bị khóa, không thể giao dịch thanh toán Quốc tế.

Đây cũng là một vấn đề hết sức đau đầu của doanh nghiệp nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo bài viết duới đây để biết cách hoàn thiện hồ sơ cho ngân hàng.

Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ thanh toán hàng nhập khẩu cho ngân hàng

---

Quy trình nhập khẩu hàng hóa gồm nhiều bước phối hợp giữa người nhập khẩu, forwarder và các đơn vị chức năng như hải quan, kiểm dịch, cảng vụ…

Việc hiểu rõ từng giai đoạn, tuân thủ đúng quy định pháp lý và tối ưu hóa chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp nhập khẩu nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro.

2 điểm quan trọng nhất cần lưu ý khi nhập khẩu:

• Kiểm tra rõ thủ tục nhập khẩu
• Sử dụng CO để được ưu đãi thuế nhập khẩu

Tất cả chia sẻ của Vngrow đều là kinh nghiệm làm hàng thực tế từ những sự cố đến cách xử lí, hạn chế rủi ro.

Bạn có thể tích lũy kiến thức để tránh gặp phải sự cố tương tự và chia sẻ cùng Vngrow.

══════════════════════
Xem thêm tại:
Website: https://vngrow.com.vn/
FB: Dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu – Vngrow
Email: contact@vngrow.com.vn
Hotline: 0901 40 40 20